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如何建立采购与付款内部会计控制
发布时间: 2012-08-30 作者:财务部 石胜莲

      采购与付款内部会计控制的要点如下:

       1、采购业务必须经过请购、批准、订货(或采购)、验收、货款结算等环节。采购业务的全过程不得由一个部门完全办理,相关部门之间应该相互牵制。

       2、计划部门应该根据生产经营的需要,依据公司的一般授权(制度授权)与特别授权,向采购部门发出采购通知单。采购通知单同时应报送财务部门作为将来付款的依据。

       3、采购部门根据采购通知单,填制订购单,订购单应正确填写所需物品的名称、规格、数量、价格、时间、厂商名称和地址等,预先预以编号,并经授权的采购员签字。订购单同时应至送仓储部门作为将来验收的依据。

       4、物资的采购,要尽可能与供应公司签订合同。重大合同应提请财务部门会签。合同一经签订,必须及时将合同副本送财务部备案。

       5、批量物资采购,应采取竞价方式确定供应商,以保证供货的质量、及时性和经济性。

       6、采购物资到达之后,采购部门要及时通知仓储部门验收入库。仓储门部要严格按订购单上要求的名称、规格、数量、质量、到货时间等进行验收。

       7、物资验收后,仓储部门应填制单,验收单应及时送交财务部门进行记账。

       8、对采购业务进行财务监督与付款,是财务部门的职责。财务部门应该根据采购通知单、采购合同、验收单等有效的付款文件,确认负债或支付货款。在确认负债或支付货款之前 应进行以下检查:(1)与采购有关的原始凭证(如采购通知单、采购合同、订购单、验收单、发票、货运文件等)是否齐全、是否合法。(2)相关凭证(如合同、验收单、订购单、发票、货运文件等)的内容是否一致;如不一致,应了解原因。(3)是否有公司负责人批准签字的付款通知单。(4)其他有关人员在单证上的签字是否齐全。发票的折扣是否与合同要求相符;采购数量、价格、加总合计、税金的计算是否正确。

       9、除了不足转账起点金额的采购可以支付现金外,购货款必须通过银行办理转账。任何部门和个人不得以任何借口,以现金或现金支票支付货款。

      10、财务部门应及时取得供货商对账单,并定期与应付账款明细账相核对。如有差异,就查明有因,及时处理。

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